Modernes Vertragsmanagement im digitalen Zeitalter – Interview mit Andreas Mohr, Geschäftsführer der PERCONEX GmbH

Unknown 1Unter dem Stichwort „Vertragsmanagement“ versteht man im Allgemeinen das gesamte Handling rund um die vertraglichen Verhandlungen und den Lebenszyklus von Verträgen.

Im digitalen Zeitalter ergibt es durchaus Sinn, auch diese Bestandteile auf einer Plattform transparent und mit einem Rechtesystem zu verwalten. Im Gespräch mit Andreas Mohr, Geschäftsführer der PERCONEX GmbH, sprechen wir heute über digitales Vertragsmanagement im Unternehmen!

Seit vielen Jahren beschäftigt sich SMARTCONEX, eine Marke der PERCONEX GmbH mit der Digitalisierung und dem Management von Vertragsunterlagen, um den Unternehmen einen Weg aufzuzeigen, vom analogen Papier hin zu einem digitalen, transparenten und zugänglichen Vertragsbestand zu wechseln.

DFC: Herr Mohr, die meisten Verträge werden heute noch in Ordnern abgelegt und vielleicht auch in einzelnen Datenbanken gespeichert. Welche Situation treffen Sie in der Regel vor Ort bei mittelständischen Unternehmen an, wenn es um das Thema Vertragsmanagement geht?

Andreas Mohr: Überwiegend werden die Verträge dezentral und in Papierform im Unternehmen verteilt aufbewahrt. In einzelnen Fällen gibt es vielleicht noch ein Excel Sheet mit Vertragsinformationen auf einem Netzlaufwerk. In jedem Falle aber sind die Daten maximal statisch vorhanden. Oftmals ist das Wissen über Verträge und deren Inhalte sogenanntes „Herrschaftswissen“ einzelner Personen und nicht allen relevanten Personen im Unternehmen zugänglich.

DFC: SMARTCONEX, eine Marke der PERCONEX GmbH bietet hierfür eine praktikable Lösung an. Was sind Ihrer Meinung nach die Hauptvorteile von Ihrer angebotenen Dienstleistung?

Andreas Mohr: Wir schaffen mit unserer Dienstleistung Transparenz über alle Vertragsbeziehungen des Unternehmens und verwandeln statische Informationen in aktive Metadaten, mit denen Unternehmen dann ganze Prozesse und Abläufe einfach steuern können (Stichwort: Termine und Fristenüberwachung, Eskalationen und vieles mehr). Last but not least: Unsere Dienstleistung erzielt enorme Kosteneinsparungen und stark vereinfachte Verwaltungsabläufe, da die komplette Vertragshistorie stets verfügbar ist, auch mobil.

DFC: Das Vertragsmanagement beinhaltet auch die Implementierung von Verträgen und Vornahme von Vertragsänderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen. Können auch solche Elemente innerhalb der Softwarelösung nachgehalten werden?

Andreas Mohr: Selbstverständlich. Alle Arten von Informationen, auch relevante E-Mails und Änderungen während des Lebenszyklus eines Vertrages können und sollten zentral an einem Ort nachgehalten werden.

DFC: Wie gehen Sie mit den derzeit noch in Papier befindlichen Verträgen um? Welche Vorteile bietet Ihr System in diesem Bereich des Einscannens?

Andreas Mohr: Man könnte aufgrund der rasanten technischen Entwicklung leicht meinen, es gäbe schon Scanner, mit denen man die Metadaten der einzelnen Verträge durch den Scanvorgang automatisch erfassen und im Anschluss einer digitalen Bearbeitung zugänglich machen könnte. Das ist allerdings leider noch Zukunftsmusik. Dem entgegen spricht schon die Vertragsvielfalt und Freiheit in der Ausgestaltung von Verträgen. Unser Vorteil liegt ganz klar in der Professionalität unserer Mitarbeiter, die jeden einzelnen Vertrag nach dem Scan händisch erfassen. Darüber hinaus werden die Termine und Fristen der Verträge erfasst und durch unsere Projektjuristen geprüft. Wir unterlegen unser Serviceversprechen und unsere Expertise gegenüber unseren Kunden mit einer entsprechenden Haftung für die Datenerfassung.

DFC: Welche Risiken bestehen durch ein fehlendes Vertragsmanagement?

Andreas Mohr: Es besteht das Risiko, dass man als Unternehmen nicht identifizieren kann, ob man für Verträge bezahlt und die entsprechende Leistung dafür gar nicht mehr bezieht. Des Weiteren kann es passieren, dass man Mehrfachverträge mit dem gleichen Lieferanten abschließt, ohne eine dazugehörige Rahmenvereinbarung vereinbart zu haben. Es fehlt generell der Überblick über Fristen und Termine und somit werden Chancen versäumt.

Es gibt keine zentrale Informationsquelle und keine Transparenz der vertraglichen Verpflichtungen des Unternehmens. Im schlimmsten Fall gehen wichtige Informationen und Dokumente verloren und sind - weil nur in Papierform vorhanden - für immer unauffindbar. Unzufriedenheit auf Managementebene ist die Folge, Kosten und Verwaltungsaufwand laufen aus dem Ruder. Es gibt kein einheitliches Reporting, keine leicht zugängliche, durchgängig dokumentierte Vertragshistorie. Die Folge sind ständig wiederkehrende Aufwände zur Recherche von eigentlich verfügbaren Informationen, beispielsweise beim Jahresabschluss oder in der Budgetplanung. Verwaltungsprozesse dauern unnötig lange. Den aktuellen Risiko- und Compliance Anforderungen an Unternehmen steht das latente, allgegenwärtige Risiko, dass Fristen, Termine und Chancen versäumt werden, entgegen.

DFC: Sprechen wir vielleicht jetzt noch einmal mehr über das Thema Datenschutz-Grundverordnung. Worauf müssen Unternehmer hier besonders achten?

Andreas Mohr: Auf die DSGVO konforme Verwahrung von personenbezogenen Daten aus Verträgen und Dokumenten.

DFC: Lässt sich Ihr Softwaretool auch in bestehende Systeme integrieren, zum Beispiel in vorhandene ERP Systeme?

Andreas Mohr: Ja, es gibt Schnittstellen zu anderen Systemen und sollte es individuellen Bedarf des Datenaustauschs geben, haben wir auch hier pragmatische Lösungen.

DFC: Das klingt sehr spannend. Was werden die Besucher an Ihrem Messestand am 14. Februar auf dem Digital FUTUREcongress zu sehen bekommen?

Andreas Mohr: Neben detaillierten Informationen zu unserer Dienstleistung des Vertragsmanagements zeigen wir noch unser neustes Produkt: den Vertragsgenerator. Mit diesem können Nutzer verschiedene Vertragsmuster oder Vorlagen rechtssicher erstellen und die Herausgeber sicherstellen, dass immer die aktuellste Version des jeweiligen Vertrags zur Verfügung steht und diese auch genutzt wird.

DFC: Dann bedanke ich mich für dieses ausführliche Interview und Ihre Zeit. Wir sind gespannt auf Ihre Lösungen und Ihre Präsentation auf der Messe Frankfurt.

Das Interview führte Michael Mattis Geschäftsführer und Veranstalter des Digital FUTUREcongress.

Facebook Button 2

Sie finden die SMARTCONEX am 14.02.2019 am Stand L2 in Frankfurt.

www.smartconex.de

Kontakt aufnehmen

AMC Media Network GmbH & Co. KG 

Donnersbergring 42

64295 Darmstadt

telefon

Tel:  +49 (0) 6151 – 957 577 -0
Fax:  +49 (0) 6151 – 957 577 -9

email post

Mail:office@amc-media-network.de

Web:www.amc-media-network.de

Sie erreichen uns...

während unserer Bürozeiten 

  • Mo-Fr: 9:00 Uhr - 17:00 Uhr 
  • Samstag und Sonntag ist das Büro geschlossen