Zusammenarbeit neu erfunden - wie Teams in Zeiten der Digitalisierung erfolgreich gemeinsam arbeiten - im Interview mit Oliver Bibo

KopieBei der Gründung der BLUEEND AG im Jahr 2005 hatten die beiden Gründer Stefan Pasel und Dr. Daniel Wilhelm die Vision, die Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmen maßgeblich zu verändern. Dabei wurde mit dem XELOS Social Workplace eine innovative Lösung entwickelt, die seit nunmehr 13 Jahren am Markt und inzwischen in Version 7 verfügbar ist. Mit einem jungen Team, einer intensiven persönlichen Betreuung, sowie der kompletten Entwicklung der Software in Deutschland, wächst das Unternehmen von Jahr zu Jahr und betreut heute Unternehmen zwischen 10 und 60.000 Mitarbeiter.

DFC: Zusammenarbeit oder Collaboration, wie es heute so schön neudeutsch heißt, ist vom Prinzip erstmal nichts neues. Warum ist ihrer Lösung so außergewöhnlich und wird vom Markt anscheinend sehr gut angenommen?

Oliver Bibo: Das Besondere an XELOS möchte ich anhand von drei Punkten verdeutlichen:

XELOS kann bei uns auf der Homepage bereits fertig in der Grundkonfiguration, in einer virtuellen Maschine runtergeladen werden. Hinzu kommen nur noch Anpassungen an das Unternehmen, z.B. Workflows oder Schnittstellen und das war´s. Das versetzt uns in die Lage auch bei großen Unternehmen innerhalb sehr kurzer Zeit dem Kunden ein fertiges System auszuliefern.

Der zweite Grund ist, dass wir wegen der zu Grunde liegenden Technologien lediglich die Nutzer lizensieren und nicht noch zusätzliche Server- und Datenbanklizenzen erheben. Das hat natürlich wesentliche Auswirkungen auf die Gesamtkosten. Als drittes kommt hinzu, dass es immer noch sehr viele Unternehmen gibt, welche die Datenhaltung selbst organisieren wollen und eine On Premise-Lösung favorisieren. Unser Geschäftsmodell lässt dem Kunden freie Wahl. Ob er das Hosting selbst übernehmen will, einen Dienstleister beauftragt oder das Hosting durch uns organisieren lässt, entscheidet er alleine. Bei uns wird niemand in die Cloud gezwungen.

Gerade Inhaber geführte Unternehmen wissen die kurzen Implementierungszeiten, die nachvollziehbaren Kosten sowie die Wahl der Datenhaltung sehr zu schätzen!

DFC: Sie sprechen hier von Workflows. Was genau meinen Sie damit?

Oliver Bibo: ein sehr interessanter Punkt! Bei XELOS geht es nicht nur um die interne Kommunikation alleine. Typischerweise haben Unternehmen für verschiedenste Vorgänge Prozesse definiert. Für diese gibt es dann entweder Insel-Lösungen oder, und hier bin ich immer wieder erstaunt, Laufzettel oder Excel-Listen. Das beste Beispiel dafür sind Urlaubsanträge. Keine Frage, das ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig.

In XELOS ist es möglich für sehr unterschiedliche Anwendungsbereiche Workflows zu definieren. Das entlastet die Mitarbeiter, eliminiert die Fehlerquellen und spart jede Menge Zeit an administrativen Aufgaben. Beispiele dafür sind die Bereiche Urlaub, Reisekosten, Beschaffung, Bewerbung, Onboarding, Zeiterfassung und sehr viele mehr.

DFC: Jedes Unternehmen ist unterschiedlich und hat natürlich auch teilweise unterschiedliche Abläufe. Bedeutet das, dass die Workflows den Bedarfen des Unternehmens angepasst werden kann?

Oliver Bibo: Auf jeden Fall. Durch das sehr granulare Rollen- und Rechtekonzept gibt es die Möglichkeit viele und sehr individuelle Workflows für einzelne Nutzer oder Nutzergruppen bedarfsgerecht zu erstellen.

DFC: Teams werden heute in der Regel oft für unterschiedliche Aufgaben neu zusammengestellt. Wie reagiert ihre Software auf eine neue Konstellation?

Oliver Bibo: Um möglichst schnell auf Veränderungen am Markt zu reagieren, muss ein Unternehmen in der Lage sein, Teams interdisziplinär zusammenstellen zu können. Hier kommen vor allem drei Funktionen unserer Lösung zum tragen: zum einen die Funktion "Experten finden" , virtuelle Projekträume und die Möglichkeit XELOS in mehreren Sprachen zu betreiben.

Bei der ersten Funktion geht es darum Erfahrungen und Fähigkeiten der Kollegen untereinander sichtbar zu machen. Denn mit zunehmender Größe eines Unternehmens wissen Kollegen oft gar nicht über welche Erfahrungen und Fähigkeiten andere verfügen und folglich können diese Kollegen im Bedarfsfall gar nicht konsultiert werden. Wir nennen das Wissensinseln. Mit der "Experten finden"-Funktion können Experten im Unternehmen ausfindig gemacht werden, um beispielsweise ein neues Team zusammen zu stellen.

Für diese Teams bietet XELOS virtuelle Projekträume an. In diesen Räumen kann man dann Funktionen wie z.B. eine Aufgabenverwaltung, ein Wiki, ein Forum oder ein Dokumenten Management einbinden. Je nach Bedarf dieses Teams. Diese Projekträume ermöglichen den Teams Kontext bezogen, Zeit- und Ortsunabhängig miteinander zu arbeiten.

Zusätzlich hat XELOS die Fähigkeit in mehreren Sprachen betrieben zu werden. Und, da greife ich schon mal vor; in der kommenden Version 8 werden Inhalte live übersetzt. Wir haben das im vergangenen Jahr bei einem Kunden mit weltweiten Niederlassungen das erste Mal im Einsatz gehabt, und die Ergebnisse haben die Mitarbeiter dort begeistert. Gerade auch deshalb, weil es hier um den Austausch von technischem Know How ging und jeder in seiner Muttersprache kommunizieren konnte, während sein Gesprächspartner den Inhalt live in dessen Muttersprache übersetzt bekommen hat. Die Qualität der Übersetzung war außerordentlich gut!

Die Kombination dieser drei Funktionen unterstützen unsere Kunden dabei Teams entsprechend dem Bedarf neu zusammenzustellen.

DFC: Was Sie hier beschreiben, erinnert mich auch zu weiten Teilen an eine Microsoft Lösung SharePoint. Worin ist genau der Unterschied zu ihrer Lösung zu sehen?

Oliver Bibo: Das ist kein Zufall! Häufig stehen wir bei einem Pitch mit einem Microsoft-Partner im Ring. Der Unterschied ist folgender: bei einer SharePoint-Lösung erwerben Sie zunächst einmal nur Lizenzen. Je nach Modell benötigen Sie nicht nur Lizenzen für die User oder die Geräte, sondern auch noch welche für die Datenbanken und die Server. Und damit haben Sie noch keine funktionale Lösung für Ihre Mitarbeiter, denn erst jetzt beginnt die Entwicklung eines Intranets. Beides zusammen kostet das Unternehmen Zeit und Geld. Hinzu kommt nach meiner Erfahrung leider auch, dass Anpassungen später im laufenden Betrieb nicht durch den Kunden vorgenommen werden, sondern durch einen Dienstleister. Und somit sind die Folgekosten ein nicht zu unterschätzendes Risiko!

Unser Lizenzmodell basiert auf Nutzerpaketen. Unsere Kunden erwerben die benötigte Anzahl, weitere Kosten für eine Datenbank- oder Serverlizenz fallen nicht an. Da das System in der grundlegenden Installation schon fertig ausgeliefert werden kann, ist der Zeitaufwand inkl. einer möglichen Anpassung vergleichsweise deutlich geringer. Zusätzlich bieten wir den Kunden aktiv an, sich von uns schulen zu lassen, so dass sie im Bedarfsfall eigenständig z.B. neue Workflows erstellen können. Wir verzichten hier bewusst auf Abhängigkeiten.

DFC: Im Vorgespräch hatten Sie uns erwähnt, dass die BLUEEND AG sämtliche Entwicklung hier in Deutschland durchführt. Ist das nicht sehr teuer und was sind die Vorteile?

Oliver Bibo: Das ist eine ganz bewusste Entscheidung! Wir bekommen sehr viele Angebote Entwicklungsleistungen im Rahmen von Near- und Offshore- Modellen nach Osteuropa oder Indien auszulagern. In Anbetracht des sehr engen Arbeitsmarktes bei den Entwicklern wäre das sicherlich auch eine Option. Aber das Risiko eines möglichen Kontroll- oder Qualitätsverlustes möchte bei uns niemand eingehen. Deshalb werden die Entwicklungsleistungen bei uns gemacht oder bei in Deutschland ansässigen Partnern.

DFC: Am 14. Februar ist ihr Unternehmen auf dem Digital FUTUREcongress in der Messe Frankfurt dabei. Auf was dürfen sich die Besucher an Ihrem Messestand freuen?

Oliver Bibo: Zum einen bieten wir mit unserem Partner Kronsteg einen spannenden Workshop zum Thema Nutzerzentrierung und Akzeptanz an. Außerdem werden wir am Stand ein Demo-System aufbauen, welches sich interessierte Besucher anschauen können.

DFC: Das klingt nach einem spannenden Tag! wir freuen uns auf Ihre Präsentationen wünschen Ihnen schon heute viel Erfolg.

Oliver Bibo: Vielen Dank für das Interview

Das Gespräch führte ich ein Mattis, Geschäftsführer und Veranstalter des Digital FUTUREcongress in der Messe Frankfurt und Essen.

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Sie finden die XELOS am 14.02.2019 am Stand B7a in Frankfurt.

www.xelos.net

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