Seit 1991 entwickelt und vertreibt OPTIMAL SYSTEMS Softwarelösungen für das Management von Informationen.

Kalz AndreasDas Unternehmen mit Stammsitz in Berlin hat dabei ein zentrales Ziel: Unternehmenswissen schnell und einfach verfügbar zu machen und die Zusammenarbeit von Menschen standortunabhängig sowie zu jedem Zeitpunkt optimal zu ermöglichen. Das Herzstück der hauseigenen ECM-Software enaio® wird in einer Vielzahl unterschiedlicher Branchen und Anwendungsgebiete eingesetzt. Andreas Kalz, Geschäftsbereichsleiter Vertrieb Deutschland, kennt die Probleme und Ängste mittelständischer Unternehmen angesichts der immer schneller voranschreitenden Digitalisierung.

DFC: Herr Kalz, durch Ihre Position als Geschäftsbereichsleiter haben Sie quasi das Ohr direkt am Kunden. Nachdem nun der große „Brocken“ Datenschutz-Grundverordnung von den meisten gemeistert wurde. Was sind die größten Sorgen der Unternehmen?

Andreas Kalz: Ich denke, eines der größten Probleme ist momentan der allgemeine Fachkräftemangel. Diese schmerzliche Erfahrung müssen wir als IT-Unternehmen leider auch immer wieder selbst machen. Wir würden gerne einige Stellen besetzen, doch es fehlen einfach die passenden Kandidaten. Deshalb sehen wir es auch als unabdingbar an, für die wenigen Bewerber ein optimales und zeitgemäßes Arbeitsumfeld zu schaffen. Und dazu gehört für uns natürlich auch die vollständige Digitalisierung.

DFC: Wie bewerten Sie im noch jungen Jahr 2019 den Status quo, wenn es um die Digitalisierung in mittelständischen Unternehmen geht?

Andreas Kalz: Wenn man sich die einzelnen Branchen anschaut, erkennt man schon ein klares Gefälle: Banken, Versicherungen und IT-Unternehmen bewegen sich an der Spitze. Handel, Baugewerbe und der Dienstleistungssektor haben noch einiges an Nachholbedarf. Was wirklich bedauernswert ist, da der Grad der Digitalisierung direkten Einfluss darauf hat, wie erfolgreich ein Unternehmen wirtschaftet. Auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter kann durch die richtigen Tools und Systeme gesteigert werden. Intelligente und zielgerichtete Digitalisierung kann die Unternehmenskultur und Kundenbeziehung nachhaltig verbessern.

DFC: Was raten Sie Unternehmen, die eher zaghaft auf den Digitalisierungszug aufspringen und mit einer Teildigitalisierung erst mal Erfahrungen sammeln und eventuell Geld sparen wollen?

Andreas Kalz: Hier sehe ich eindeutig die Gefahr einer umständlichen und teuren Phase des Übergangs, in der sowohl manuell als auch digital Daten verarbeitet werden. Ein direkter hoher Grad der Digitalisierung wirkt sich deutlich positiv auf die Umsetzungsqualität der Unternehmensprozesse aus. Im Vergleich zur Zweigleisigkeit sind da sogar die rein prädigitalen Prozesse oft zielführender. Allerdings bewegt man sich hier mittelfristig auf einer Einbahnstraße, denn die Digitalisierung ist nun mal Fakt und wird zum Standard werden. Eine frühzeitige enge Vernetzung von Informationsquellen ist unerlässlich.

DFC: Um die Bedürfnisse unterschiedlicher Branchen mit diversen Dokumentenarten zu bedienen, bedarf es entsprechend spezialisierter Lösungen. Welche Entwicklungen sind im Bereich Enterprise Content Management in Zukunft zu erwarten?

Andreas Kalz: Gewisse Kategorisierungen werden wegfallen. Hier Enterprise Content Management, daneben Enterprise Resource Planning, all das wird es in der Form nicht mehr geben. In Zukunft werden Fragmente, Bausteine und singuläre Lösungen dominieren. Und der Anwender wählt einfach aus. Die Systeme sind zudem schneller austauschbar, sie dürfen deshalb auch nicht kompliziert sein. Aber sie müssen allesamt nahtlos miteinander kooperieren können. Ein Beispiel ist Office 365, das besteht auch nur aus Fragmenten. Navision ist eine Zusammenstellung einzelner Teile, aus denen man sich das gewünschte Tool herausgreift. Am Ende besitzt das Unternehmen kein ECM oder ERP mehr, sondern nur noch Funktionen, die jenen Lösungen entsprechen.

DFC: Wo sehen Sie brachliegende Bereiche, in denen ECM die Digitalisierung vorantreiben kann?

Andreas Kalz: Es gibt eine Studie der HTWK Leipzig, in der vorgerechnet wird, dass Beschaffungskosten durch Digitalisierung von Einkaufsprozessen halbiert werden können im Vergleich zur manuellen Beschaffung. Da sehe ich bei mittelständischen Unternehmen noch ein großes Potenzial für eine digitale Neuausrichtung des Einkaufs.

DFC: Werden Cloud-Technologien dabei auch weiterhin eine herausragende Rolle spielen?

Andreas Kalz: Vielleicht dauert es noch etwa zehn Jahre, dann wird sich auf jeden Fall alles in die Cloud verlagern. Man sieht das ja am Beispiel der Krankenhäuser: Noch vor einiger Zeit hieß es über cloudbasierte Patientendaten: Seid ihr wahnsinnig? Inzwischen fluten zahlreiche Gesundheits-Apps den Markt. Sie werden vor allem von Versicherungen stark gefördert. Die Patienten können sich darüber ihre Befunde anschauen, ihre Röntgenbilder – alles liegt in der Cloud bereit. Ich glaube, ist erstmal die letzte Datenschutzhürde genommen, bewältigen wir auch die letzten Showstopper.

DFC: Deutschland gilt in puncto Digitalisierung als eher langsam. Wo sehen Sie die Gründe für den Innovationsstau in Deutschland? Woher kommt hierzulande die Skepsis gegenüber der digitalen Transformation, die in anderen Ländern viel schneller vorangeht?

Andreas Kalz: Diese Skepsis liegt vor allem in den Köpfen der Leute – es existieren einfach zu viele Wenns und Abers. Gerade in großen Unternehmen fehlt häufig der Mut. Digitalisierung ist da oft gleichbedeutend mit einem nicht abschätzbaren Risiko, dem man sich besser nicht aussetzt. Die Startup-Szene entwickelt sich dennoch parallel immer stärker und gewinnt an Bedeutung. Innovation gibt es generell genug, aber es mangelt noch an Förderung und Wertschätzung. Diese einzufordern, werden die Aufgaben unserer und der nächsten Generationen sein.

DFC: Wie hat sich die Digitalisierung in Ihrem täglichen Berufsleben niedergeschlagen?

Andreas Kalz: Das Smartphone ist aus meinem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Ich bin dadurch an jedem Ort und zu jeder Zeit in der Lage, auf alle Eventualitäten zu reagieren. Dabei ist es mir aber dennoch wichtig, die richtige Balance zwischen Erreichbarkeit und konzentriertem Arbeiten zu finden und nicht zu einer Art digitalen Sklaven zu werden.

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